Çalışanlarla değişim yürütmek: katılım, öğretim ve geri bildirim

Neden önemli

Bir değişiklik tasarım masasında açık görünürken çalışma noktasında uygulanamayabilir. Malzemenin geliş biçimi, aletin erişimi veya vardiya devri tasarımda varsayılandan farklıdır. Çalışan bu farkı söylediğinde ilk tepki onu değişime kapalı olarak tanımlamak olursa süreç hakkında bilgi kaybedilir. Katılımın amacı herkesin her öneriyi onaylaması değildir. Amaç, işi yapanların deneyimini denemeye ve karara dâhil etmektir. Bu nedenle görüşler somut olaylara bağlanır: hangi görevde, hangi koşulda, ne yapılamadı ve sonuç ne oldu? Kişinin niyetine ilişkin yorum yerine sınanabilir açıklama aranır. Böylece eleştiri, uygulanabilir bir karşı önlem geliştirmek için başlangıç noktası hâline gelir.

Geri bildirim sayısı, çalışan sayısıyla aynı değildir. Aynı kişi farklı görevlerde birkaç güçlük bildirebilir; aynı olay da birkaç kişi tarafından anlatılabilir. Kayıt birimi tanımlanmadığında oranlar anlamını kaybeder. Bir olayın yinelenen anlatımlarını ayrı engeller gibi saymak önceliği bozabilir. Buna karşılık gerçekten farklı vardiyalarda yaşanan benzer olayları tek kayda indirgemek yaygınlığı gizler. Kaydın hangi birimi temsil ettiği baştan açıklanır. Bu derste esas birim, benzersiz bir uygulama olayı hakkında düzenlenmiş geri bildirimdir. Kişi kodu, görev, koşul ve kanıt bağlantısı korunur. Sayısal özet, çalışanın söylediğini bağlamından koparmadan karar vermeye yardım eder.

Kanıtlı engel, yeni metodun tanımlanan koşullarda uygulanmasını zorlaştıran veya olanaksız kılan, gözlemle desteklenen durumdur. Gerekli aletin bulunmaması ile anlatımın anlaşılmaması aynı müdahaleyi gerektirmez. İlkinde kaynak ve erişim, ikincisinde açıklama ve öğrenme düzeni incelenir. Henüz doğrulanmamış kaygı ise yanlış kabul edilmez; araştırma bekleyen kayıt olarak saklanır. Güvenlik iddiası varsa kanıt toplamak için tehlikeli işi sürdürmek gerekmez. Uygulama güvenli sınırda durdurulur ve yetkili inceleme istenir. Kanıt gereksinimi, çalışanın şikâyetini ispatlamak zorunda bırakılması anlamına gelmez. Gözlemi ve incelemeyi örgütlemek değişim ekibinin sorumluluğudur; çalışanın açıklaması bu incelemenin değerli girdisidir.

Öğretim de yalnız sunum yapmaktan ibaret değildir. Yeni iş sırasının, kritik kalite koşulunun ve yardım gerektiren durumun anlaşılması gerekir. Ancak bu ders tek bir görevin nasıl öğretileceğini ayrıntılı olarak tasarlamaz; o konu M29 kapsamındadır. Burada öğretim ihtiyacının geri bildirimden çıkarılması, uygun zamanın ve desteğin sağlanması üzerinde durulur. Katılım imzası, bir kişinin yöntemi bağımsız uyguladığını kanıtlamaz. Görüşme sonunda herkesin sessiz kalması da uzlaşma değildir. Değişim ekibi hangi öneriyi kabul ettiğini, hangisini neden beklettiğini ve yeniden ne zaman değerlendireceğini açıklamalıdır. Geri dönüşü olmayan öneri toplama düzeni, sonraki görüşlerin paylaşılmasını güçleştirir.

Katılım düzeninin anlaşılır olması, farklı çalışanların aynı konuya neden farklı baktığını da görünür kılar. Bir vardiyada kolay yapılan iş, başka vardiyada destek kişinin bulunmaması nedeniyle güçleşebilir. İki anlatımdan birini yanlış seçmek yerine koşullar karşılaştırılır. Geri bildirimi veren kişiye çözümün hangi bölümünün değiştirildiği gösterilir ve yeniden gözlem fırsatı sağlanır. Çalışanın önerdiği çözüm uygulanamasa bile bildirdiği engel başka bir yolla giderilebilir. Bu ayrım önemlidir: önerinin reddi, sorunun yok sayılması değildir. Örneğin çalışan aletin yerinin değişmesini isterken asıl güçlük aletin zamanında geri gelmemesi olabilir. Yerleşimi değiştirmek yerine paylaşım ve teslim düzenini düzeltmek gerekebilir. Seçenekler birlikte sınandığında katılımın değeri yalnız kabul edilen öneri sayısıyla ölçülmez. Hangi engelin anlaşıldığı, hangi kararın düzeldiği ve çalışanların uygulama koşullarının nasıl değiştiği de kayda girer. Bu yaklaşım görüş bildiren kişiyle görüş bildirmeyen kişi arasında peşin bir tutum ayrımı kurulmasını önler.

Formül