Katmanlı süreç denetimi

Neden önemli

Katmanlı süreç denetimi, aynı kontrol listesini daha çok kişiye imzalatmak için kurulmaz. İşin yapılması gereken biçimle gerçekten yapılan biçim arasındaki farkı ve bu farkın neden sürdüğünü görünür kılar. Sahaya yakın kademe standardın uygulanışını gözlerken bir üst kademe gerekli malzeme, yetkinlik ve desteğin bulunup bulunmadığını inceleyebilir. Daha üst kademe ise çözülemeyen engelin sahipliğini ve yönetim kararının etkisini sınar. Kademeler ortak kritik soruları farklı zamanlarda sahada yeniden gözleyebilir; üst kademe buna kendi yetkisindeki destek ve kaynak sorularını ekleyebilir. Aynı cevabı yalnız okumak yerine yeni gözlem kanıtı üretilir; böylece denetim yükü yönetim için kullanılabilir bilgiye dönüşür.

Standart açık değilse denetim sonucu kişisel yoruma bağımlı kalır. Düzenli görünme, dikkatli çalışma veya iyi uygulama gibi ifadeler tek başına kabul ölçütü değildir. Hangi ürün için hangi kontrolün, hangi sırada ve hangi kayda dayanarak yapılacağı tarif edilmelidir. Ölçüt sahada gözlenebilmeli ve çalışan tarafından anlaşılabilmelidir. Bir belgeye imza atılmış olması, belgedeki koşulun gerçekleştiğini otomatik olarak kanıtlamaz. Gözlemci, kayıtla gerçek uygulamanın bağlantısını kurar. Eksik standart veya anlaşılmayan talimat bulunduğunda bunu çalışanın kusuru diye kapatmak yerine standardı yöneten sürecin bulgusu olarak ele alır.

Denetim sayısı, kapsama ve etkinlik ayrı boyutlardır. Çok sayıda ziyaret aynı noktada yoğunlaşabilir; başka bir kritik iş hiç görülmeyebilir. Bir noktanın ziyaret edilmiş olması da bütün vardiyalarının ve ürünlerinin doğrulandığı anlamına gelmez. Bu nedenle plan, riskli süreç noktalarını ve gözlem zamanlarını açıkça kapsar. Sonuçlar gözlenen koşulla sınırlı yorumlanır. Denetimler amaçlı seçildiğinde bulgu yüzdesi bütün üretimin kusur oranı değildir. Tekrarlayan bulgu ise önceki eylemin etkisinin veya kontrol tasarımının yeniden incelenmesini gerektirir. Yalnız yeni denetim sayısını artırmak bu soruyu yanıtlamaz.

Denetim, güvenli çalışmayı veya sorunun hemen ele alınmasını toplantı gününe ertelememelidir. Kritik durum gözlendiğinde önceden tanımlanmış koruma ve destek düzeni işletilir. Diğer bulgular sorumlusu, tarihi ve doğrulama koşuluyla eyleme bağlanır. Denetleyen kişinin hiyerarşik düzeyi bulgunun doğruluğunun yerine geçmez; kanıt aynı açıklıkla aranır. Üst kademe, alt kademenin işini tekrar yaparken kendi çözmesi gereken kaynak engelini ihmal etmemelidir. Denetimin başarısı, çok sayıda uygun kutu üretmesinden çok, standart ile yönetim desteği arasındaki kopukluğu saptayıp kalıcı öğrenmeye bağlamasında görülür.

Süreç denetimi ile bitmiş ürünün kabul kontrolü de ayrılmalıdır. Ürünün uygun çıkması, tanımlanmış bütün süreç koşullarının izlendiğini tek başına kanıtlamaz. Aynı şekilde bir talimat kaydının uygun bulunması, o anda üretilen her parçanın özelliklerini ölçmüş olmak değildir. Katmanlı denetim, gerekli koşulların sürdürüldüğüne ilişkin seçilmiş kanıt üretir; ürün kontrolünün yerine kendiliğinden geçmez. Bu ayrım, denetim sonucuna taşıyabileceğinden büyük güven yüklenmesini önler. Plan gözden geçirilirken hangi riskin hangi kontrol tarafından yönetildiği açıklanır. Gereksiz tekrar azaltılırken iki farklı güvence yanlışlıkla birleştirilmez. Bir kontrol kaldırılacaksa onun sağladığı bilginin nereden geleceği ve kararın nasıl korunacağı önceden gösterilir. Böylece daha hafif denetim planı, daha zayıf güvenceyle karıştırılmaz.

Formül