Geschichtetes Prozessaudit

Warum das wichtig ist

Das geschichtete Prozessaudit wird nicht eingeführt, um dieselbe Checkliste von mehr Personen unterschreiben zu lassen. Es macht den Unterschied zwischen der Form, in der die Arbeit getan werden soll, und der Form, in der sie tatsächlich getan wird, sowie den Grund für das Fortbestehen dieses Unterschieds sichtbar. Während die Ebene nahe am Arbeitsplatz die Umsetzung des Standards beobachtet, kann die nächsthöhere Ebene prüfen, ob das nötige Material, die nötige Kompetenz und die nötige Unterstützung vorhanden sind. Die noch höhere Ebene prüft die Zuständigkeit für das nicht lösbare Hindernis und die Wirkung der Führungsentscheidung. Die Ebenen können die gemeinsamen kritischen Fragen zu verschiedenen Zeiten vor Ort erneut beobachten; die höhere Ebene kann ihre Fragen zu Unterstützung und Ressourcen in ihrer Befugnis hinzufügen. Statt dieselbe Antwort nur zu lesen, entsteht ein neuer Beobachtungsbeleg; so wird der Auditaufwand zu für die Führung nutzbarer Information.

Ist der Standard nicht klar, bleibt das Auditergebnis von persönlicher Deutung abhängig. Formulierungen wie ordentliches Erscheinungsbild, sorgfältiges Arbeiten oder gute Praxis sind allein kein Annahmekriterium. Es muss beschrieben sein, welche Kontrolle für welches Erzeugnis in welcher Reihenfolge und auf Grundlage welcher Aufzeichnung durchgeführt wird. Das Kriterium muss vor Ort beobachtbar und für die Beschäftigten verständlich sein. Dass ein Dokument unterschrieben wurde, beweist nicht automatisch, dass die darin genannte Bedingung erfüllt ist. Der Beobachter stellt die Verbindung zwischen Aufzeichnung und tatsächlicher Ausführung her. Findet er einen fehlenden Standard oder eine unverständliche Anweisung, schließt er das nicht als Fehler der Beschäftigten ab, sondern behandelt es als Feststellung zu dem Prozess, der den Standard steuert.

Zahl der Audits, Abdeckung und Wirksamkeit sind getrennte Dimensionen. Viele Besuche können sich an demselben Punkt häufen; eine andere kritische Arbeit wird womöglich nie gesehen. Dass ein Punkt besucht wurde, heißt auch nicht, dass alle seine Schichten und Erzeugnisse bestätigt sind. Deshalb umfasst der Plan die riskanten Prozesspunkte und die Beobachtungszeiten ausdrücklich. Ergebnisse werden nur im Rahmen der beobachteten Bedingung gedeutet. Werden Audits gezielt ausgewählt, ist der Prozentsatz der Feststellungen nicht die Fehlerquote der gesamten Produktion. Eine wiederholte Feststellung verlangt dagegen, die Wirkung der früheren Maßnahme oder den Entwurf der Kontrolle neu zu untersuchen. Allein die Zahl der neuen Audits zu erhöhen, beantwortet diese Frage nicht.

Das Audit darf sicheres Arbeiten oder die sofortige Behandlung eines Problems nicht auf den Besprechungstag verschieben. Wird ein kritischer Zustand beobachtet, wird die vorher definierte Schutz- und Unterstützungsordnung in Gang gesetzt. Andere Feststellungen werden mit Verantwortlichem, Termin und Prüfbedingung an eine Maßnahme gebunden. Die hierarchische Stufe der auditierenden Person ersetzt nicht die Richtigkeit der Feststellung; der Beleg wird mit derselben Klarheit gesucht. Die höhere Ebene darf, während sie die Arbeit der unteren wiederholt, das Ressourcenhindernis, das sie selbst lösen muss, nicht vernachlässigen. Der Erfolg des Audits zeigt sich weniger darin, dass es viele konforme Felder erzeugt, als darin, dass es die Lücke zwischen Standard und Führungsunterstützung erkennt und mit dauerhaftem Lernen verbindet.

Auch das Prozessaudit und die Annahmekontrolle des fertigen Erzeugnisses müssen getrennt werden. Dass das Erzeugnis konform ausfällt, beweist allein nicht, dass alle definierten Prozessbedingungen überwacht wurden. Ebenso heißt es, dass der Eintrag einer Anweisung als konform befunden wurde, nicht, dass die Merkmale jedes in diesem Moment hergestellten Teils gemessen wurden. Das geschichtete Audit liefert ausgewählte Belege dafür, dass die nötigen Bedingungen eingehalten werden; es tritt nicht von selbst an die Stelle der Erzeugniskontrolle. Diese Unterscheidung verhindert, dass dem Auditergebnis mehr Vertrauen aufgeladen wird, als es tragen kann. Bei der Überprüfung des Plans wird erklärt, welches Risiko von welcher Kontrolle beherrscht wird. Beim Abbau unnötiger Wiederholung werden zwei verschiedene Absicherungen nicht versehentlich zusammengelegt. Soll eine Kontrolle entfallen, wird vorher gezeigt, woher die von ihr gelieferte Information kommt und wie die Entscheidung geschützt bleibt. So wird ein leichterer Auditplan nicht mit einer schwächeren Absicherung verwechselt.

Formel