İdari işlerde çekme ve açık iş sınırı

Neden önemli

İdari işlerde çok sayıda talebi başlatmak, aynı sayıda talebi bitirmek anlamına gelmez. Hazırlanan işler ortak bir onaya yığılıyorsa çalışanların önündeki hareketlilik artarken kabul edilmiş çıktı hızı aynı kalabilir. Çekme yaklaşımı, sonraki adımın kapasitesi ve işin hazır olma koşulu görüldüğünde yeni işin başlatılmasını sağlar. Açık iş sınırı ise başlamış ama henüz kabul edilerek kapanmamış taleplerin sayısına üst sınır koyar. Amaç talepleri görünmez bir yere taşımak değil, bitirme kapasitesinin üzerinde iş başlatmanın oluşturduğu kuyruğu yönetmektir.

Açık işin kapsamı başlangıç ve bitiş olayıyla tanımlanır. Hazırlıkta, onayda veya bilgi beklemede bulunan talep aynı sınırın içindeyse açık iş hesabında kalır. Bekliyor diye sayımdan çıkarılması, sınırın gerçek yükü göstermesini engeller. Öte yandan henüz başlatılmamış talepler ayrı bir giriş kuyruğunda bulunabilir. Bu kuyruk da talep sahibinin toplam beklemesinin parçasıdır. İç süreçte süre azalırken giriş kuyruğu uzuyorsa hizmetin bütünü iyileşmiş olmayabilir. Çekme kuralı hem içerideki açık işi hem dışarıda bekleyen ihtiyacı görünür tutmalıdır.

Kararlı akışta ortalama açık iş, kabul edilmiş kapanış hızı ve ortalama kalış arasında stok–hız–süre ilişkisi vardır. 12 iş ÷ 3 iş/gün = 4 gün hesabı bunun örneğidir. Buradaki 12 iş tek bir yoğun anın fotoğrafı değil dönem ortalamasıdır; 3 iş/gün ise aynı sınırdan çıkan doğru tamamlanmış işlerin hızıdır. Geri dönen belgeleri yeni çıktı saymak veya gün yerine saat kullanırken dönüşüm yapmamak bağıntıyı bozar. Girişlerin çıkışlardan sürekli yüksek olduğu durumda kararlı kalış yorumu da geçerli olmaz.

Sınır sayısı tek başına bütün sorunları çözmez. Yetkili karar verilemiyorsa, eksik bilgi düzenli geliyorsa veya işler farklı önceliklerle sürekli kesiliyorsa açık iş tıkanabilir. Çok düşük sınır gerekli işi aç bırakabilir; çok yüksek sınır ise beklemeyi saklar. Bu nedenle sınır bir başlangıç hipotezi olarak belirlenir, tamamlanan iş ve bekleme verileriyle sınanır. Kişisel işlem hızını artırmak yerine bütün talebin nerede durduğuna bakılır. Yeni iş başlatma hakkının açıkça tanımlanması, herkesin kendi iş listesini doldurmasına dayanan alışkanlığı ortak bitirme sorumluluğuna dönüştürür.

Formül