Makigami ile idari süreç sınırını kurmak

Neden önemli

Makigami, ofis ve idari süreç akış analizi için kullanılan bir yaklaşımdır. İncelenen şey masaların veya bölümlerin sıralanması değil, talep edilen sonucun hangi bilgiler ve kararlarla oluştuğudur. Bir talep farklı kişilerde bekleyebilir, eksik bilgi nedeniyle geri dönebilir veya iş yapılmadan başka bir yere iletilebilir. Bölüm kutuları bu olayları kendiliğinden anlatmaz. Harita, talebin yolunu izlenebilir kayıtlara bağladığında yararlıdır. Başlangıç, bitiş ve kabul koşulu üzerinde anlaşılmadan çizilen ayrıntılı oklar ise aynı sürecin farklı yorumlarını gizleyebilir.

Süreç sınırı, ölçümün hangi soruya yanıt verdiğini belirler. Örneğin iç hizmet talebinde başlangıç, talebin ortak kayıt noktasına ulaştığı an olabilir. Eksiksizlik kontrolünden sonraki an seçilirse, eksik bilgiyi tamamlama süresi kapsam dışında kalır. Bu seçim her durumda yanlış değildir; ancak kullanıcıya vaat edilen süreyle aynı şey değildir. Haritanın başında kapsam dışında kalan işler ayrıca belirtilir. Böylece başlangıcı ileri taşıyarak beklemeyi azaltmış gibi görünmek önlenir. Bitiş için de iç işlemin tamamlanması ile çıktının talep sahibince kabul edilmesi ayrılır.

Roller, örgüt şemasındaki unvanlardan daha somut tanımlanmalıdır. Kaydı alan, bilgiyi doğrulayan, yetkili kararı veren ve sonucu bildiren roller aynı kişi tarafından yürütülebilir. Tersine aynı bölümde birden fazla rol bulunabilir. Haritada her olayın sorumlusu ve kullandığı bilgi görünür olduğunda devrin gerçekten neyi değiştirdiği anlaşılır. Yalnız iletiyi başka adrese göndermek çıktının kabul edildiğini kanıtlamaz. Sorumluluğu alan rol, hangi bilgiyi hangi koşulda yeterli bulduğunu açıklayabilmelidir. Bu açıklama kişiyi değerlendirmekten çok sürecin anlaşılmasını sağlar.

Bu derste 24 talep üzerinden bir inceleme kapsamı kurulacaktır. Talep sayısı, olay sayısı ve çalışan sayısı farklı büyüklüklerdir. Aynı talebe ait her mesaj yeni talep değildir; aynı talebin geri dönmesi de kimliğini değiştirmez. Dönem sonunda kapanmamış işler haritadan silinmez. Bunlar hem açık iş hesabında hem de bekleme incelemesinde korunur. Amaç, bütün ofisi tek haritaya sığdırmak değil, başlangıcı ve kabul koşulu ortak bir talep ailesinin gerçek yolunu gösterebilmektir. Sonraki süre ve kalite hesapları ancak bu sınır korunursa karşılaştırılabilir olur.

Formül