Karşılıklı görüşmeyle hedef uzlaşması

Neden önemli

Catchball, hedefin üst kademeden aşağıya bildirilip imza toplanması değildir. Yön ve beklenen sonuç ortaya konur; işi yapacak birimler süreç bilgisi, kaynak ihtiyacı, engeller ve seçeneklerle karşılık verir. Görüşme iki yönlüdür. Yönetim hangi sonucun neden gerekli olduğunu açıklar, birimler bu sonuca hangi koşullarda yaklaşılabileceğini gösterir. Birimler arasında da aynı alışveriş yapılır; planlamanın kararı üretimin yükünü, kalite çalışmasının sırası teslim takvimini etkileyebilir. Uzlaşma, herkesin aynı cümleyi söylemesi değil, aynı kapsam ve varsayımlarla taahhütte bulunmasıdır. Gereken koşul sağlanmamışsa onay yerine çözülmesi gereken karar görünür olmalıdır.

Kaynak hesabı bu görüşmenin somut zeminidir. Üç birimin toplam talebi mevcut uzman saatlerini aşıyorsa işi isimlere dağıtmak ek kapasite yaratmaz. Aynı kişinin aynı saati iki projede kullanılamaz. Takvimde boş görünen süre de otomatik olarak proje kapasitesi değildir; günlük işletim, zorunlu kontroller ve önceden verilmiş taahhütler ayrılmalıdır. Kullanılabilir saat, ilgili beceriyle ve gerekli dönemde gerçekten ayrılabilecek süredir. Eğitim alması gereken bir çalışanı deneyimli uzmanla eşdeğer saymak doğru olmaz. Toplam saat hesabı gerekli bir ilk sınamadır; beceri, dönem ve yetki koşulları ayrıca karşılanmalıdır.

Görüşmenin çıktısı yalnız daha küçük bir hedef olmamalıdır. Önce gereksiz veya yinelenen iş, değiştirilebilir kapsam, farklı sıra, ek kaynak ve daha geç teslim seçenekleri değerlendirilir. Her seçeneğin sonuç hedefini nasıl etkilediği açıklanır. Kaynak eksikliğini hedefin altına sessizce saklamak da, hedefi hiç sorgulamadan kabul etmek de sorunu çözmez. Kapsam daraltılınca beklenen sonuç katkısı yeniden hesaplanmalıdır. Bir deneme uygulamasının tamamlanması, bütün tesiste uygulama sonucu diye sunulamaz. İlgili yetkili kapsam veya tarih değişikliğini kabul eder; sorumlu da tanımlı iş için açık bir taahhüt verir. Belirsiz kabul sonraki dönemde tartışma yaratır.

Uzlaşma, güvenlik ve kalite koşullarının pazarlıkla azaltılması anlamına gelmez. Asgari doğrulama işi tamamlanmadan uygulamaya geçilemeyecekse bu yük korunur. Kaynak açığı yalnız çalışanların daha hızlı olacağı varsayımıyla kapatılamaz. Kimin hangi kararı verebildiği, hangi kararın üst kademeye taşınacağı ve bekleme sırasında ne yapılacağı belirtilir. Farklı görüşlerin kayda girmesi yararlıdır; görünürde tam uyum sağlamak için itirazı silmek gerçek engeli ortadan kaldırmaz. İyi görüşme sonunda ortak bir sonuç tanımı, uygulanabilir çalışma kapsamı, kaynak tahsisi ve açık kalan riskler vardır. Böylece hedef dağıtımı, kapasitesiz bir beklenti listesi yerine yönetilebilir bir uygulama anlaşmasına dönüşür.

Formül