Aktive Bearbeitung und Wartezeit im Büro

Warum das wichtig ist

Eine lange Durchlaufzeit im Büro bedeutet nicht, dass ebenso lange gearbeitet wurde. Die Anfrage wird erfasst, bleibt eine Weile in der Warteschlange, wird geprüft, wartet erneut und wird schließlich entschieden. Die aktive Bearbeitungszeit ist das Intervall, in dem die definierte Arbeit an der gewählten Anfrage tatsächlich ausgeführt wird. Wartezeit ist das Intervall, in dem die Anfrage nicht vorankommt, zwischen Start und Ende aber Zeit vergeht. Dass eine Genehmigungsaufgabe zwei Tage lang offen erscheint, zeigt nicht, dass die genehmigende Person zwei Tage gearbeitet hat. Wird diese Unterscheidung nicht getroffen, wird sowohl der Kapazitätsbedarf falsch berechnet als auch die Verbesserung an die falsche Stelle gelenkt.

Der Nenner der Gesamtdauer ist die in der vorigen Lektion festgelegte Prozessgrenze. Von der gemeinsamen Erfassung bis zum abgenommenen Ergebnis wird dieselbe Zeitbasis verwendet. Arbeitskalenderminuten und durchgehende Kalenderminuten ohne Erklärung zu mischen, macht die Quote bedeutungslos. Bei der Rechnung in Arbeitstagen werden arbeitsfreie Intervalle nach dem definierten Kalender abgezogen; bei der durchgehenden Rechnung bleiben sie in der Wartezeit. Welche Variante auch gewählt wird, ihre Beziehung zur Kundenzusage wird festgehalten. Ein leerer Zeitstempel in der Datentabelle bedeutet nicht, dass die Wartezeit null ist; das unbekannte Intervall wartet auf Überprüfung.

Aktive Bearbeitung ist nicht automatisch wertschöpfende Bearbeitung. Auch Information erneut einzutragen, einen falschen Datensatz zu korrigieren oder dasselbe Dokument nochmals zu prüfen erfordert Arbeitsaufwand. Diese Arbeiten sind innerhalb der aktiven Zeit sichtbar, werden aber im Hinblick darauf, das vom Anfragenden gewünschte Ergebnis beim ersten Mal zu erzeugen, gesondert bewertet. Die Rechnung 40 min ÷ 800 min × 100 = 5 % in dieser Lektion ist der Anteil aktiver Bearbeitung. Setzen Sie diese Quote nicht mit der Prozesszykluseffizienz gleich, solange nicht gesondert definiert ist, welche Tätigkeiten die wertschöpfende Arbeit sind. Dass die Nenner ähnlich sind, beweist nicht, dass die Kennzahlen dasselbe bedeuten.

Die Zeituntersuchung ist kein Mittel, Personen ständig beschäftigt zu halten. Eine Rolle kann ihre eigene Arbeit beschleunigen, während die gemeinsame Genehmigungs-Warteschlange gleich bleibt. Wenn mehr Anfragen früher vorbereitet werden, kann sie sogar länger werden. Die richtige Untersuchung klärt, unter welcher Bedingung die lange Wartezeit entsteht, ob die erforderliche Information bereit ist und wann die Entscheidungsbefugnis ausgeübt werden kann. Wenn kurze Bearbeitungszeiten und lange Wartezeiten auf derselben Karte sichtbar sind, lassen sich für Kapazität und Servicedesign stimmigere Optionen entwickeln. Das Ergebnis ist nicht nur, die Summe zu senken, sondern zu erklären, wo und warum die Zeit vergeht.

Formel