Kaizen-Veranstaltung: Umfang, Team, Vorbereitung und Tagesziele

Warum das wichtig ist

Kaizen ist ein Ansatz, ein klar beschriebenes Problem mit kleinen, überprüfbaren Änderungen zu verbessern. Eine Kaizen-Veranstaltung ist die für einen bestimmten Umfang und Zeitraum organisierte Arbeit nach diesem Ansatz. Dass die Veranstaltung kurz ist, heißt nicht, dass die Vorbereitung unwichtig wäre. Sind Problemgrenze, Nachweis des Ist-Zustands und Entscheidungsbefugnisse unklar, verbringt das Team seine Zeit damit, darüber zu streiten, welche Arbeit zu tun ist, statt Lösungen zu erproben. Zu Beginn müssen Ziel, Produktfamilie, Arbeitsbereich und die Bedingungen, die nicht verändert werden, aufgeschrieben sein. So wird nicht jedes Problem, das während der Veranstaltung auftaucht, in den Umfang derselben Woche aufgenommen. Ein neu gefundenes Thema wird festgehalten; stört es das bestehende Ziel, wird es als eigene Arbeit bewertet. Der Umfang ist keine Mauer, die das Lernen verhindert, sondern eine Vereinbarung, die die vorhandene Kapazität schützt.

Die Planungseinheit ist nicht nur die Besprechung. Datenerhebung, Beobachtung mit den Beschäftigten, Vorbereitung von Vorrichtungen, Sicherheitsprüfung, Erprobung, Qualitätsprüfung und Freigabe verbrauchen ebenfalls Ressourcen. Auch wenn einiges davon kurz erscheint, kann es zwingende Voraussetzung dafür sein, dass andere Aufgaben beginnen können. Wartet das Team auf eine Freigabe untätig, kann das daran liegen, dass die Freigabe in der Aufgabenliste nicht auftaucht. Deshalb wird die Abschlussbedingung jeder Aufgabe konkret formuliert. Statt Vorbereitung abgeschlossen wird ein beobachtbares Ergebnis verlangt, etwa Erprobungsmaterial am Einsatzort und Eignung geprüft. Verantwortlich für eine Aufgabe muss nicht die Person sein, die sie allein ausführt; klar sein muss aber, wer den Abnahmenachweis liefert. Eine Aufgabe ohne Verantwortliche belegt zwar Platz im Kalender, ist aber nicht steuerbar.

Die Kapazität nach der Gesamtstundenzahl des ganzen Teams zu beurteilen, führt in die Irre. Die Stunden einer Instandhaltungskraft lassen sich nicht in eine Qualitätsfreigabe umwandeln, die Stunden einer Qualitätskraft nicht in eine Instandhaltungsarbeit, die eine Befugnis verlangt. Außerdem muss die Zeit, die eine in der Produktion eingesetzte Person für die Veranstaltung freigibt, tatsächlich freigeräumt sein. Dieselbe Stunde zugleich als Deckung der Produktionslast und als Arbeit in der Veranstaltung auszuweisen, schafft keine Kapazität. Die verfügbare Zeit ergibt sich nicht von selbst aus der Schichtzeit; Aufgabenübergabe und Vertretung müssen bestätigt sein. Auch bei passender Rollenlast ist die Arbeit nicht ausführbar, wenn die Vorgänger falsch geordnet sind. Der Plan hat zwei Prüfungen: Steht die erforderliche Ressource zur richtigen Zeit bereit, und ist der Nachweis, der den Beginn der Arbeit ermöglicht, in diesem Moment vorhanden? Diese Fragen werden getrennt beantwortet.

Das Tagesziel sollte nicht über die Zahl abzuhakender Kästchen, sondern über den zu erzielenden Lerngewinn und das abzunehmende Ergebnis aufgebaut werden. Fällt eine Erprobung negativ aus, ist auch dieses Ergebnis wertvoll; es wird nicht so getan, als sei die Änderung gelungen, und zur nächsten Aufgabe übergegangen. Dass am Ende der Veranstaltung die Tätigkeiten abgeschlossen sind, zeigt nicht, dass die Verbesserung dauerhaft ist. Die Ergebnisse der neuen Methodenstudie und die Einsatzbedingungen werden festgehalten, und die Verantwortung für die Nachverfolgung wird festgelegt. Die Dauerhaftigkeit wird in der Lektion Prüfung der Dauerhaftigkeit nach dem Kaizen mit Ergebnistrend und Methodentreue gesondert geprüft. Hier geht es nicht darum, in einer Woche einen Erfolg zu verkünden, sondern eine sichere Erprobung und eine überprüfbare Folge von Entscheidungen aufzubauen. Den Plan am Tagesende zu aktualisieren heißt, die verbleibende Kapazität neu zu bewerten, ohne fehlende Arbeit unsichtbar zu machen.

Trennen Sie von Anfang an die Verantwortung der Person, die die Arbeit erledigt, von der Verantwortung der Person, die die Übergabe abnimmt. Verlangt die Arbeit eine Befugnis oder eine unabhängige Prüfung, bestimmen Sie dafür andere Personen. Auch Korrekturen aus der Prüfung verbrauchen Ressourcen. Prüfen Sie Annahmen wie Materiallieferung, Zugang zur Ausrüstung und Verfügbarkeit der entscheidungsbefugten Person; stellen Sie nicht bestätigte Bedingungen nicht als abgeschlossene Vorbereitung dar.

Formel