Personalbedarf, Qualifikationsmatrix und Schichtabdeckung

Warum das wichtig ist

Die Berechnung des Personalbedarfs kann damit beginnen, die gesamte Arbeitsbelastung durch die nutzbare Personenzeit zu teilen. Die ermittelte Zahl sagt jedoch nicht, welche Person welche Arbeit ausführen kann. Eine bestimmte Maschine sicher zu starten, die Abnahme eines Produkts zu bestätigen und das Material angemessen bereitzustellen, können unterschiedliche Befähigungen erfordern. Während die Gesamtpersonenminuten ausreichend wirken, kann das Fehlen einer selbstständigen Qualifikation für eine einzige Aufgabe den ganzen Plan stoppen. Deshalb ist der Personalplan sowohl eine Zeitrechnung als auch eine Prüfung der Aufgabenabdeckung. Menschen werden nicht nur als Zahlen behandelt, die leere Felder füllen; die Bedingungen, unter denen die definierte Arbeit ausgeführt werden kann, sind ein untrennbarer Teil der Zuordnungsentscheidung.

Die Qualifikationsmatrix bringt Beschäftigtenzeilen und Aufgabenspalten zusammen. Die Zellen enthalten kein allgemeines Werturteil über eine Person; sie zeigen den nachgewiesenen Aufgabenstatus im Rahmen einer bestimmten Methode und eines bestimmten Produktumfangs. Eine Person, die selbstständig arbeiten kann, und eine Person, die in der Einarbeitung Aufsicht braucht, bedeuten nicht dieselbe Kapazität. Auch die Teilnahme an einer Schulung gilt allein nicht als Nachweis der Selbstständigkeit. Ändern sich Umfang, Datum und Verfahren der Bestätigung, wird die nötige Erneuerung festgehalten. Unterscheiden sich Produktfamilie oder Anlage, wird die Gültigkeit derselben Spalte neu geprüft. Ohne diese Angaben wird die Matrix zu einer bloß farbigen Tabelle, und die Grundlage der Zuordnung geht verloren.

Die Aufgabenabdeckung ist zeitabhängig. Eine Qualifikation, die morgens verfügbar ist, steht abends nicht zur Verfügung, wenn die Person in eine andere Schicht wechselt. Selbst wenn dieselbe Person für zwei Aufgaben qualifiziert ist, kann sie zwei gleichzeitige Tätigkeiten nicht mit voller Kapazität ausführen. Pausen, Besprechungen, Urlaub und Schulungszeiten müssen im Aufgabenplan sichtbar sein. Andererseits ist es auch nicht richtig, die aus der Nettozeit herausgenommene gemeinsame Pause ein zweites Mal abzuziehen. Zuerst bleibt die Grenze der Ressourcenrechnung erhalten; danach wird gezeigt, wer die Aufgabe in welchem Intervall ausführt. Dass die Gesamtminuten stimmen, und dass alle kritischen Zeitintervalle abgedeckt sind, sind zwei einander ergänzende, getrennte Prüfungen.

Vielseitig qualifiziert zu sein bedeutet nicht, alle sofort jeder Aufgabe zuzuordnen. Gibt es für manche Arbeiten nur eine selbstständige Person, ist es eine fragile Wahl, diese Person den ganzen Tag mit der höchsten Belastung einzusetzen. Vertretungsabdeckung, beaufsichtigte Einarbeitung und die Bedingung, unter der die Arbeit sicher angehalten wird, müssen gemeinsam bedacht werden. Ein Schulungsplan kann die künftige Lücke verringern; die heutige Lieferung erfüllt er nicht von selbst. Statt im Ergebnis des Personalbedarfs nur die Personenzahl zu nennen, wird angegeben, welche Aufgabe unter welcher Bedingung offen bleibt. So kann die entscheidende Stelle erkennen, ob eine zusätzliche Person, eine bestimmte Qualifikation oder eine andere Zeitverteilung nötig ist.

Formel